С 2025 года селлеры на УСН, чей доход превысил 60 млн рублей за предыдущий год, обязаны платить НДС. Те, у кого доходы оказались в диапазоне от 60 млн и ниже порога для общей ставки, могут применять пониженные ставки 5% или 7%. И вот тут у многих продавцов маркетплейсов возникает практический вопрос: как именно оформлять и передавать УПД (универсальные передаточные документы) контрагентам, включая маркетплейсы?
Разберём ситуацию подробно: нужен ли ЭДО, можно ли обойтись сканами, зачем нужна ЭЦП и насколько всё это срочно.
Зачем вообще передавать УПД маркетплейсам
Когда селлер становится плательщиком НДС, он обязан выставлять счета-фактуры или УПД по каждой реализации. УПД — это универсальный документ, который одновременно заменяет и счёт-фактуру, и товарную накладную (или акт).
Маркетплейсы — Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет — выступают агентами или комиссионерами. Они продают ваш товар конечному покупателю, а вам перечисляют выручку за вычетом комиссии. Для корректного налогового учёта необходимо документальное подтверждение операций:
- УПД на реализацию товара — подтверждает, что вы как принципал передали товар для продажи;
- УПД или акт от маркетплейса — подтверждает оказание агентских услуг (комиссию).
Без правильно оформленных УПД у вас возникнут расхождения в декларации по НДС, а у ФНС — обоснованные вопросы при камеральной проверке.
Можно ли отправлять сканы УПД по email
Короткий ответ — нет, для целей НДС это не работает. Разберём почему.
Счёт-фактура (или УПД в статусе «1», то есть заменяющий счёт-фактуру) — это документ строгой формы. Согласно ст. 169 НК РФ, счёт-фактура может быть составлена:
- на бумаге — с собственноручной подписью и передачей оригинала контрагенту;
- в электронном виде — исключительно через оператора электронного документооборота (ЭДО) в утверждённом ФНС формате.
Скан-копия по email не является ни оригиналом бумажного документа, ни электронным документом в смысле закона. Маркетплейс не примет такой документ в учёт, а ФНС не признает его при проверке. Это значит, что вычет по НДС у вашего контрагента будет невозможен, а у вас появится риск штрафа за непредставление документов.
ЭДО и ЭЦП: что именно нужно купить и настроить
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Для работы через ЭДО вам потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это не просто «ЭЦП», а именно квалифицированная — выданная аккредитованным удостоверяющим центром. ИП получают КЭП бесплатно в ФНС (в любой налоговой инспекции, оказывающей эту услугу), директора ООО — тоже в ФНС. Вам понадобится только токен (носитель), который стоит порядка 1500–3000 рублей.
Оператор ЭДО
Далее нужно подключиться к оператору электронного документооборота. Наиболее распространённые:
- Контур.Диадок;
- СБИС (Тензор);
- Такском;
- Калуга Астрал (1С-ЭДО).
Стоимость зависит от тарифа и количества исходящих документов, но для селлера с тремя маркетплейсами обычно речь идёт о нескольких тысячах рублей в год. Иногда входящие документы бесплатны, а платить нужно только за исходящие.
Роуминг между операторами
Важный нюанс: маркетплейсы обычно уже работают с конкретными операторами ЭДО. Например, Ozon и Wildberries активно используют Контур.Диадок и СБИС. Если вы подключитесь к другому оператору, потребуется настройка роуминга — обмена документами между разными системами. Это решаемо, но занимает время. Поэтому перед выбором оператора уточните, с кем работает каждый из ваших маркетплейсов.
Как это работает на практике
- Вы получаете КЭП в налоговой инспекции.
- Подключаетесь к оператору ЭДО (регистрация, установка плагина или приложения).
- Формируете УПД в учётной программе (1С, Моё дело, другие сервисы) или прямо в интерфейсе оператора ЭДО.
- Отправляете УПД маркетплейсу через ЭДО — документ подписывается вашей КЭП автоматически.
- Маркетплейс подписывает со своей стороны — документ приобретает юридическую силу.
Весь процесс после настройки занимает минуты. Основная сложность — именно первоначальное подключение и «сшивка» с маркетплейсами.
Насколько срочно это нужно сделать
Если вы уже являетесь плательщиком НДС с начала 2025 года, то УПД нужно было выставлять с первого дня работы в новом статусе. Каждая реализация без оформленного счёта-фактуры или УПД — это потенциальное нарушение.
Кроме того, данные из ваших УПД попадают в книгу продаж и в декларацию по НДС, которую нужно сдавать ежеквартально и только в электронном виде через оператора ЭДО. Да, декларацию по НДС на бумаге ФНС не принимает — это ещё один аргумент в пользу скорейшего подключения к ЭДО.
Поэтому действовать нужно прямо сейчас: получить КЭП, выбрать оператора, подключиться и начать выставлять документы. За прошедшие периоды — оформить УПД задним числом (если маркетплейс позволяет) или корректировочные документы.
Частые ошибки селлеров при переходе на НДС
- Затягивание с подключением ЭДО — копятся нереализованные обязательства по документообороту;
- Путаница между УПД со статусом «1» и «2» — для НДС нужен именно статус «1» (счёт-фактура + передаточный документ);
- Неправильные реквизиты — ошибки в ИНН, ставке НДС, кодах приводят к отказу в вычете у контрагента и к требованиям ФНС;
- Отсутствие учёта агентских схем — маркетплейс не покупает ваш товар, а продаёт его как агент, и это нужно отражать в документах корректно.
Бухгалтерия маркетплейсов — это не только сведение отчётов, но и грамотная настройка документооборота. Если ваш бухгалтер-фрилансер указал на необходимость ЭДО, но не помог с подключением и настройкой, возможно, стоит задуматься о более комплексном сопровождении.
Что в итоге
Для селлера на УСН с НДС 5%, работающего с Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркет, подключение к ЭДО — это не опция, а обязанность. Скан-копии по email не заменят юридически значимый электронный документооборот. КЭП можно получить бесплатно в ФНС, а подключение к оператору обойдётся в разумные деньги. Главное — не откладывать, потому что обязанность выставлять УПД уже действует.
Если вам нужна помощь с настройкой ЭДО, выставлением УПД и ведением бухгалтерии для маркетплейсов, специалисты агентства «Деловой бухгалтер» готовы взять это на себя. Посмотрите актуальные тарифы или свяжитесь с нами — поможем разобраться с документооборотом, отчётностью и налогами без штрафов и переплат.
