Учёт расходов на УСН «Доходы минус расходы» кажется простым: оплатил, получил документы, учёл. Но с ремонтом арендованного помещения ПВЗ механика ломается. Одинаковые на первый взгляд работы налоговая может разделить на текущий ремонт и капитальные улучшения — и от этого зависит, можно ли списать затраты единовременно или придётся учитывать их в особом порядке.
На УСН «Доходы минус расходы» текущий ремонт арендованного помещения ПВЗ — покраска стен, замена напольного покрытия, ремонт дверей и светильников — вы вправе учесть в расходах единовременно. Условие: есть первичные документы и работы не меняют назначение помещения. Капитальные улучшения — перепланировку, монтаж новых систем — налоговая относит к вложениям, которые списывают в особом порядке, а не в квартале оплаты.
Показательный спор: ремонт ПВЗ в арендованном помещении
ИП на УСН «Доходы минус расходы» открыл ПВЗ в арендованном помещении и провёл ремонт за собственный счёт. Сумму предприниматель списал разом в том квартале, когда заплатил. На первый взгляд, всё сходится: ремонт сделан, деньги потрачены, документы есть.
Налоговый орган квалифицировал ремонт как капитальные вложения в арендованное имущество. По мнению ИФНС, такие вложения подлежат амортизации, а не единовременному списанию. Суд первой инстанции поддержал налоговую, и расходы не были приняты единовременно. Апелляционная инстанция разобралась детальнее: она разделила работы на текущий ремонт и капитальные улучшения. Текущий ремонт признали правомерно учтённым единовременно, а улучшения — капитальными вложениями, которые нужно амортизировать.
Часть расходов удалось отстоять, но только после суда и только потому, что удалось доказать, какие работы относятся именно к текущему ремонту. Ошибкой стало отсутствие чёткого разграничения в документах. Если бы в первичных документах и техническом задании сразу было прописано, какие работы относятся к текущему ремонту, а какие к улучшению, спора могло бы не быть.
Почему нельзя учесть капитальные улучшения разом
На УСН «Доходы минус расходы» расходы принимаются после фактической оплаты и при документальном подтверждении. Для ремонта правила разные: текущий ремонт учитывается единовременно, а капитальные вложения в арендованное имущество — по правилам амортизируемого имущества. Открытый перечень расходов на УСН в 2026 году этого различия не отменил.
Если налоговая переквалифицирует ремонт в улучшение, единовременное списание посчитают завышением расходов. Налог за период пересчитают, добавят пени. Поэтому защита начинается не в суде, а в техническом задании и смете.
Как налоговая отделяет текущий ремонт от капитальных улучшений
Для владельца ПВЗ разница не всегда очевидна. Проверяйте характер работ по формулировкам в документах: от этого зависит, примут ли расходы единовременно.
Текущий ремонт
Вы устраняете неисправности, меняете покрытие, красите стены, ремонтируете двери или светильники. Такие работы поддерживают помещение в рабочем состоянии и не меняют его характеристики. К расходам на текущий ремонт налоговая обычно не предъявляет претензий, если есть дефектная ведомость, смета и акт выполненных работ.
В техническом задании или смете избегайте формулировок «монтаж новых систем», «перепланировка», «замена инженерных коммуникаций». Пишите косметические работы так, как они есть: покраска, замена покрытия, ремонт дверных блоков.
Капитальные улучшения
Если вы сносите перегородку, монтируете новую вентиляцию или меняете инженерные сети с изменением характеристик помещения, это капитальные улучшения. Такие вложения налоговая не разрешает списывать единовременно — их учитывают в особом порядке. Правила учёта улучшений действуют независимо от перечня расходов: открытый перечень расходов на УСН в 2026 году этих правил не отменил.
Для улучшений получите письменное согласие арендодателя, оформите отдельную смету и акт ввода в эксплуатацию. Без этих документов налоговая может переквалифицировать даже косметический ремонт в улучшения.
Что смотрит инспектор
Налоговый инспектор сравнивает наименование работ в договоре, смете и акте. Если в платёжке написано «ремонт», а в акте — «монтаж системы вентиляции», возникает расхождение. Поэтому во всех документах повторяйте одну и ту же формулировку.
Что сделать владельцу ПВЗ: пошаговый порядок оформления
- До начала работ составьте акт осмотра или дефектную ведомость. Зафиксируйте, какие дефекты устраняете и какие работы относятся к текущему ремонту, а какие — к капитальным улучшениям. Для улучшений получите письменное согласие арендодателя.
- Подготовьте отдельные сметы: одну — на текущий ремонт, другую — на улучшения. В назначении платёжных документов указывайте, за какие именно работы перечислены деньги. Не объединяйте «ремонт и монтаж» в одну позицию без расшифровки.
- После завершения подпишите акт выполненных работ, а по улучшениям — акт ввода в эксплуатацию. Храните договор аренды, сметы, акты и платёжки. Сверяйте наименования работ во всех документах.
- Не списывайте капитальные улучшения единовременно, если по документам это перепланировка или новые системы. Учитывайте их в том порядке, который признаёт налоговая: улучшения арендованного помещения списывают в пределах года их ввода.
Если ремонт уже сделан и документы смешаны, не переделывайте их задним числом. Восстановите учёт через инвентаризацию и пояснения к декларации.
Когда пора к бухгалтеру
Передайте ремонт ПВЗ бухгалтеру, если в расходах есть перепланировка, новые системы или вы не можете сами отделить текущий ремонт от улучшений.
Если налоговая уже исключила расходы из декларации по УСН, запросила пояснения или доначислила налог.
Если нужно подготовить декларацию по УСН за 2025 год, восстановить учёт по ПВЗ и снять блокировку со счёта после требований налоговой.
Передать сопровождение бухгалтеру для ПВЗ Wildberries и Ozon: тариф на УСН «Доходы минус расходы» — от 13 700 ₽/мес в 2026 году. Бухгалтер для ПВЗ Wildberries и Ozon.
Условный пример: базовая ставка УСН «Доходы минус расходы» в 2026 году — 15%, регионы вправе снижать её, поэтому ставку проверяют по своему региону. Доход ПВЗ за год — 5 000 000 ₽, подтверждённые расходы — 4 000 000 ₽, в том числе текущий ремонт арендованного помещения — 1 000 000 ₽. Налоговая база — 1 000 000 ₽, налог по ставке 15% — 150 000 ₽. Если те же работы налоговая квалифицирует как капитальное улучшение и не примет единовременно, налоговая база увеличится, налог вырастет, к нему добавятся пени. Поэтому оформляйте документы заранее, а не доказывайте характер работ в суде.
Актуально на 16.09.2026.
